Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında kurumun İmar ve Şehircilik, Etüt Proje, Kentsel Dönüşüm, Plan ve Proje, Yapı Kontrol, Ruhsat Denetim ve Sağlık İşleri Müdürlükleri ile ilgili evrak, dosya ve dokümanlar dijital ortamda da kayıt altında tutuluyor. Bu kapsamda yaklaşık 5 milyon 518 bin sayfa evrak ve 550 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv Yönetim Sistemine (AYS) aktarımı sağlandı. Arşiv Müdürlüğü'nün görevleri arasında yer alan ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yapılıyor.
HIZLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile kullanılacak belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş gücü kaybını ortadan kaldırıldığı belirtilirken, yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliğinin de korunduğu ifade edildi. Proje ile ömür boyu saklanabilen belgelerin hızlı, sağlıklı ve güncel bir şekilde raporlanabildiği belirtildi.
Dijital dosyalama ile yer kaybı azaltılırken fotokopi, kağıt, kartuş gibi masraflardan da tasarruf edilerek; Karşıyaka'nın karbon salınımının azaltılmasına katkı sağladığı ayrıca Arşiv Yönetim Sistemi üzerinden suret hizmetlerinin daha hızlı bir şekilde verildiği bildirildi. Öte yandan Arşiv Müdürlüğü'nün dijitalleşme sürecine diğer müdürlüklülerin evraklarının eklenmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye girmesi için çalışmalarına devam ettiği ifade edildi.
Sayfa başına git